8 Fatores que impactam nos projetos de ECM

Relatório da AIIM detalha o perfil da indústria Do Enterprise Content Management O termos ECM esteve sendo utilizado como uma descrição grotesca para cobrir a gestão de conteúdo informacional não estruturado em uma organização. A equipe de inteligência de mercado da AIIM publicou recentemente um relatório “O Estado da Indústria de ECM em 2009” onde declara: “O objetivo comum... é fornecer aos usuários uma capacidade de acesso único (para conteúdo) permitindo-os encontrar, recuperar e processar informações onde quer que estejam armazenadas, sem a necessidade de múltiplos logins em múltiplas aplicações. Dia após dia, a infraestrutura de gestão de conteúdo tem emergido  como o alicerce para aplicações de processos de negócio e gestão de conteúdo.” O mesmo relatório, revela as seguintes tendências, desafios e pontos importantes: 1 – Em termos de princiais motivadores para investir em gestão de documentos e de registros, a questão de redução de custos tem aparecido como razão número um para justificar projetos. A questão de conformidade (compliance) nos últimos dois anos tem caído de importância, agora o negócio é diminuir custos e aumentar a produtividade dos processos; 2 – A gestão de emails continua sendo um dos maiores desafios. De acordo com a AIIM, 55% das organizações relataram que possuem pouca ou nenhuma segurança de que emails importantes estão sendo armazenados de forma completa e possíveis de recuperação. De acordo com Doug Miles, Diretor de Inteligência de Mercado da AIIM: “Muito embora uma pequena parcela dos emails possa ser considerada como importante, ou incluir informação contratual, pouquíssimas organizações estão preparadas para gerenciar apropriadamente este conteúdo.” De fato, diz ele, grande parte das organizações relegam a tarefa de arquivar emails aos funcionários em suas ferramentas “cliente” como o MS Outlook, por exemplo. Se for necessário buscar uma informação registrada em um email, as empresas enfrentarão sérias dificuldades. 3 – Muito embora  conformidade ainda seja um grande motivador para investir em tecnologias de gestão de conteúdo e de documentos, 28% das empresas afirmam gastar mais de um mês para produzir um documento de caráter legal. 4 – Muito embora o Microsoft Sharepoint seja predominantemente utilizado nas organizações para gerir tarefas ligadas a conteúdo, em 29% das organizações ele concorre com soluções de ECM existentes, de gestão de conteúdo ou de records management. Apenas 12% das empresas revelaram utilizar o MS Sharepoint como ferramenta de gestão de conteúdo. 5 – Gestores de registros e o pessoal de IT não estão se comunicando, os gestores de registros estão sendo deixado de lado em processos de decisão. Em 36% das empresas IT está gerindo o Sharepoint sem a contribuição do pessoal de festao de registros. Surpreendentemente, 14% das empresas admitiram não haver uma pessoa responsável por gerenciar a distribuição de conteúdo. 6 – Os projetos de ECM estão mudando. Hoje o conceito de um único sistema de ECM está vivo em apenas 35% das empresas. 33% dos respondentes planejam  utilizar um portal para Single Sign-On ligando vários repositórios  (os quais incluem ECM, CRM, ERP, etc) . 7 – A AIIM prevê que os investimentos em Records Management e ECM permanecerão estabilizados em 2009, entretanto a indústria verá queda nas vendas de hardwae, como scanners, em consultoria e serviços de terceirização. 8 – A gestão de conteúdo continuará a rumar de encontro à Empresa 2.0. O relatório indica que referente a tipos de gestão de conteúdo, mensagens de texto e SMS, blogs e wikis, estão fora do radar de 75% das organizações. Miles discute a força dos blogs corporativos. “As empresas devem possuir uma forma de gerenciar, capturar e traduzir as interações que ocorrem nos canais como blogs”, afirma Miles. Entretanto, muitas organizações sentem que projetos de Empresa 2.0 , os colocam em risco, assim sendo evitam o assunto completamente.